LA DELEGA E’ DI RESPONSABILITA’, ALTRIMENTI NON FUNZIONA.

Ci sarà capitato di delegare un compito ai nostri collaboratori e di non ottenere ciò che avevamo richiesto nei modi o nei tempi che gli avevamo indicato.

O forse siamo stati accontentati ma abbiamo ancora la sensazione che quando siamo in azienda le cose funzionino, mentre quando ce ne allontaniamo tutto rallenti o si fermi.

Entrambe le condizioni non ci permettono di sentirci “liberi” dalla nostra impresa, di staccare per una vacanza, per una fiera o per cogliere nuove opportunità sul mercato, serenamente e senza preoccupazioni.

Nei 20 anni di lavoro con le farmacie di tutt’Italia ci siamo confrontati con centinaia di collaboratori e abbiamo potuto constatare come, col passare degli anni, alcune considerazioni siano rimaste invariate.

In particolare, molti collaboratori si dichiarano disponibili a contribuire alla crescita della propria farmacia (il che gli garantisce stabilità e sicurezza), ma confessano di non aver compreso cosa ci aspettiamo da loro ed i risultati del proprio ruolo.

Spesso non si sentono nemmeno investiti di un vero e proprio ruolo, o meglio sanno cosa dovrebbero fare ma gli sfugge il perché e non riescono ad assumersi piena responsabilità circa i risultati, specialmente quando non sono fisicamente presenti in farmacia o quando ad assentarsi è il titolare.

Monica è la magazziniera di una farmacia laziale. E’ obbediente e fa ciò che le chiediamo, a volte con risultati ottimali ed altre volte ottenendo performances parziali. Quando la titolare di Monica è assente, Monica non riesce a farsi supportare dai colleghi perché teme di “dare ordini” ai farmacisti laureati, risultando fuori luogo; attende il ritorno della titolare, che a suo avviso è l’unica che può permettersi di delegare compiti in farmacia.

Quando è Monica a prendere permessi o ferie, tutto si ferma. I colleghi non vengono informati del posizionamento di alcuni prodotti o della merce in arrivo, e così via, e questo genera disservizi nei confronti dell’utente finale ed errori grossolani nel magazzino e al banco.

Di solito in questi casi è la titolare di Monica a risolvere le problematiche sopraggiunte e a risalire alle informazioni necessarie a far sì che il lavoro proceda senza ulteriori intoppi.

In altre parole, per tutta la durata di assenza di Monica, la titolare fa da magazziniera.

Quante mansioni del proprio ruolo lascerà incompiute o dovrà rimandare ad un altro momento, così facendo?

Ecco perché, con grande probabilità, questa titolare avrà remore ad allontanarsi dalla farmacia per un tempo prolungato e vivrà una sensazione di sovraccarico, lavorativo ed emotivo.

Spesso tali condizioni nascono dall’aver definito e comunicato ruoli e mansioni “sulla carta”, senza esserci però assicurati che i collaboratori abbiano recepito cosa chiediamo loro di ottenere e siano effettivamente “delegabili” (competenti e motivati).

Se la delega di compiti definiti, infatti, da un lato ci aiuta a suddividere il lavoro gestendo il tran tran quotidiano, dall’altro ci costringe ad una presenza e ad un controllo costanti, dal momento che in assenza di nostre indicazioni il collaboratore non si muove restando in stand-by.

La delega di compiti va dunque abbandonata a favore di una delega di responsabilità ufficiale, comunicata al diretto interessato e a tutto il team.

Al delegato verranno comunicate le diverse mansioni che concorrono alla corretta interpretazione del proprio ruolo; ogni mansione avrà dei risultati specifici, in assenza dei quali la delega risulta mancata e quella mansione inutile.

Anche il team verrà informato a riguardo, perché sappia a chi potersi riferire in quali occasioni e per legittimare il responsabile di quel ruolo nel fare richieste ai colleghi, stimolando così la sinergia di gruppo.

Se fossi Monica, fossi la responsabile di magazzino e per questo avessi il compito di evitare scaduti, chiederei ad esempio al mio collega Gianfranco di comunicarmi i pezzi di un determinato prodotto in scadenza venduti nella mattinata, perché una buona comunicazione banco-magazzino mi aiuti a tenere sotto controllo la situazione in tempo reale.

E se prendessi una settimana di ferie, sarei io a scegliere a chi delegare le varie mansioni del mio ruolo, per essere certa che alla fine della settimana i risultati che devo ottenere vengano realizzati nonostante la mia assenza.

Assumersi piena responsabilità significa divenire titolare del proprio ruolo, gestire un’attività “in proprio”.

Una farmacia in cui ciascun collaboratore ha chiaro il ruolo e conosce le proprie responsabilità è una farmacia che raggiunge qualsiasi obiettivo qualitativo e quantitativo, a prescindere dalle condizioni esterne, più o meno favorevoli.

Ancora una volta il successo della nostra impresa è accessibile e più vicino di quanto possiamo immaginare.

Vi invito a lasciare qualche commento raccontando la vostra esperienza e per chi volesse a contattarmi per approfondire l’argomento.